บริษัท เสริมสุข จำกัด
ประวัติความเป็นมา
บริษัท เสริมสุข จำกัด ได้ก่อตั้งโรงงานขนาดย่อมแห่งแรกขึ้นบนเนื้อที่ประมาณ 4 ไร่ ณถนนสีลม และเริ่มเปิดดำเนินการครั้งแรกเมื่อวันที่ 18 มีนาคม พ.ศ. 2496 เวลา 7.00 น. เครื่องดื่ม "เป๊ปซี่" ได้เริ่มทยอยออกสู่ตลาดเมืองไทย เพื่อสร้างความสดชื่นให้แก่คนไทยทั้ง ประเทศเป็นครั้งแรก ด้วยขวดขนาด 10 ออนซ์ ภายใต้คำขวัญโฆษณา "ดีมาก มากดี" (Quality Quantity)ก้าวสู่ผู้นำในตลาดน้ำอัดลม
วันนี้ "เสริมสุข" คือบริษัทผู้ผลิตและจำหน่ายเครื่องดื่มที่นำความสดชื่นครบวงจร มาสู่ชาวไทยทั่วประเทศ เราครองความเป็นผู้นำในตลาดน้ำอัดลมมาถึง 5 ทศวรรษ นับตั้งแต่วันแรกที่ "เป๊ปซี่" ขวดแรกได้ผลิตออกสู่ตลาดจากโรงงานสีลม ซึ่งมีกำลังการผลิตเพียงวันละ 20,000 ขวด จนถึงวันนี้ที่ เป๊ปซี่ มิรินด้า เซเว่นอัพ และเครื่องดื่มแห่งความสดชื่นอีกมากมาย ถูกผลิตออกจากโรงงานของเสริมสุข 5 แห่ง สู่คลังสินค้าใน 40 จังหวัด เพื่อกระจายไปยังร้านค้าทุกระดับทั่วประเทศกว่า 300,000 แห่ง
50 ปีแห่งความเป็นที่หนึ่ง
ตลอดเวลาที่ผ่านมา แทบจะพูดได้ว่าคนไทยทุกคนรู้จัก "เป๊ปซี่" ดี จนยากจะจินตนาการได้ว่า ครั้งหนึ่งเมื่อ 50 กว่าปีที่แล้ว ไม่เคยมีคนไทยคนใดรู้จักน้ำอัดลมชื่อนี้มาก่อนเลย ย้อนไปถึงอดีตในช่วงนั้น นับเป็นเรื่องยาก ที่ใครสักคนจะนำสินค้าน้ำอัดลมตัวใหม่จากต่างประเทศเข้ามาแนะนำให้คนไทย รู้จัก ยากเพียงใด ที่จะทำให้คนไทยสนใจและชื่นชอบ ยากเพียงใด ที่จะผลักดันให้สินค้าใหม่ตัวนี้ ให้ผงาดขึ้นสู่ตำแหน่งน้ำอัดลมที่ขายดีเป็นอันดับหนึ่ง ยากเพียงใด ที่จะรักษาสถานภาพเป็นที่หนึ่งอยู่ในตลาดได้ ด้วยรสชาติต้นฉบับที่ไม่เคยเปลี่ยนสูตรแม้แต่ครั้งเดียวตลอดเวลากว่า 50 ปี และยากเพียงใด ที่จะก้าวไกลไปกว่านั้น ถึงขั้นเป็นผู้จัดจำหน่ายเครื่องดื่มครบวงจรบริษัทแรกในประเทศไทย เติบโตอย่างมั่นคงและไม่หยุดยั้ง
จะ ยากลำบากเพียงใด แต่ความสำเร็จทั้งหมดนี้ก็เกิดขึ้นแล้ว ด้วยวิสัยทัศน์อันยาวไกลและความมุ่งมั่นเหนือธรรมดาของบุคคลกลุ่มหนึ่ง ที่มารวมตัวกันภายใต้ชื่อว่า "บริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน)"ด้วยการดำเนินการอย่างมุ่งมั่น ส่งผลให้บริษัทเสริมสุขในปัจจุบันนี้ ได้เติบโต เป็นบริษัทที่ แข็งแกร่ง มีพนักงานกว่า 8,000 คน มีโรงงาน 5 โรง และ คลังสินค้า 46 แห่งกระจาย อยู่ทั่วประเทศ
วันนี้ "เสริมสุข" คือบริษัทผู้ผลิตและจำหน่ายเครื่องดื่มที่นำความสดชื่นครบวงจร มาสู่ชาวไทยทั่วประเทศ เราครองความเป็นผู้นำในตลาดน้ำอัดลมมาถึง 5 ทศวรรษ นับตั้งแต่วันแรกที่ "เป๊ปซี่" ขวดแรกได้ผลิตออกสู่ตลาดจากโรงงานสีลม ซึ่งมีกำลังการผลิตเพียงวันละ 20,000 ขวด จนถึงวันนี้ที่ เป๊ปซี่ มิรินด้า เซเว่นอัพ และเครื่องดื่มแห่งความสดชื่นอีกมากมาย ถูกผลิตออกจากโรงงานของเสริมสุข 5 แห่ง สู่คลังสินค้าใน 40 จังหวัด เพื่อกระจายไปยังร้านค้าทุกระดับทั่วประเทศกว่า 300,000 แห่ง
50 ปีแห่งความเป็นที่หนึ่ง
ตลอดเวลาที่ผ่านมา แทบจะพูดได้ว่าคนไทยทุกคนรู้จัก "เป๊ปซี่" ดี จนยากจะจินตนาการได้ว่า ครั้งหนึ่งเมื่อ 50 กว่าปีที่แล้ว ไม่เคยมีคนไทยคนใดรู้จักน้ำอัดลมชื่อนี้มาก่อนเลย ย้อนไปถึงอดีตในช่วงนั้น นับเป็นเรื่องยาก ที่ใครสักคนจะนำสินค้าน้ำอัดลมตัวใหม่จากต่างประเทศเข้ามาแนะนำให้คนไทย รู้จัก ยากเพียงใด ที่จะทำให้คนไทยสนใจและชื่นชอบ ยากเพียงใด ที่จะผลักดันให้สินค้าใหม่ตัวนี้ ให้ผงาดขึ้นสู่ตำแหน่งน้ำอัดลมที่ขายดีเป็นอันดับหนึ่ง ยากเพียงใด ที่จะรักษาสถานภาพเป็นที่หนึ่งอยู่ในตลาดได้ ด้วยรสชาติต้นฉบับที่ไม่เคยเปลี่ยนสูตรแม้แต่ครั้งเดียวตลอดเวลากว่า 50 ปี และยากเพียงใด ที่จะก้าวไกลไปกว่านั้น ถึงขั้นเป็นผู้จัดจำหน่ายเครื่องดื่มครบวงจรบริษัทแรกในประเทศไทย เติบโตอย่างมั่นคงและไม่หยุดยั้ง
จะ ยากลำบากเพียงใด แต่ความสำเร็จทั้งหมดนี้ก็เกิดขึ้นแล้ว ด้วยวิสัยทัศน์อันยาวไกลและความมุ่งมั่นเหนือธรรมดาของบุคคลกลุ่มหนึ่ง ที่มารวมตัวกันภายใต้ชื่อว่า "บริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน)"ด้วยการดำเนินการอย่างมุ่งมั่น ส่งผลให้บริษัทเสริมสุขในปัจจุบันนี้ ได้เติบโต เป็นบริษัทที่ แข็งแกร่ง มีพนักงานกว่า 8,000 คน มีโรงงาน 5 โรง และ คลังสินค้า 46 แห่งกระจาย อยู่ทั่วประเทศ
วิสัยทัศน์และ พันธกิจ
“ผู้นำในการเป็นบริษัท ผู้ผลิตและจัดจำหน่าย เครื่องดื่มครบวงจร”
บริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน) คือบริษัทผู้ผลิตและจำหน่ายเครื่องดื่มครบวงจรรายแรก ที่นำความสดชื่นมาสู่ผู้บริโภคชาวไทยทั่วประเทศ และในการที่จะรักษาไว้ซึ่งความเป็นผู้นำอันแข็งแกร่งในตลาดเครื่องดื่ม บริษัทฯ จึงได้วางนโยบายและการดำเนินตามที่กำหนดไว้ดังนี้
- มุ่งเน้นให้ผู้บริโภคได้รับประโยชน์สูงสุด โดยการให้บริการผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพดีที่สุด
- มองหาโอกาสในการเจาะตลาด และสถานที่ในการจัด จำหน่ายใหม่ๆ อย่างสม่ำเสมอ
- พัฒนาระบบปฏิบัติการ องค์กร และบุคคลทุกคนให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
- พัฒนาเครือข่ายความร่วมมือระหว่างผู้ผลิตและตัวแทนผู้จัดจำหน่ายอย่างเต็มที่ เนื่องจากความสำเร็จนั้นเกิดจากระบบการจัดการที่ยอดเยี่ยมของผู้จัดจำหน่ายเป็นหลัก
กฎบัตรคณะกรรมการ
คณะกรรมการบริษัท ของบริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน) เชื่อว่าหลักธรรมภิบาลจะทำให้บริษัทมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
คณะกรรมการบริษัทมีหน้าที่ดูแลให้บริษัทประสบความสำเร็จ โดยการกำหนดทิศทาง ทบทวน กำกับดูแล และแก้ไขประเด็นต่างๆ และ ประเมินการประปฏิบัติงานของบริษัท
บทบาทและความรับผิดชอบของคณะกรรมการของบริษัท
กลยุทธ์และแผนทางธุรกิจ
- ชี้ทางและทบทวนนโยบายและกลยุทธ์ทางธุรกิจของบริษัทตามที่ฝ่ายจัดการเสนอ ทบทวน
- แนะนำและอนุมัติวัตถุประสงค์ งบประมาณและแผนทางการเงินของบริษัท
- กำกับดูแลการนำกลยุทธ์ทางธุรกิจ นโยบาย และวัตถุประสงค์ทางการเงินไปใช้
- ทบทวนและอนุมัติโปรแกรมทางธุรกิจใหม่ๆ เพื่อให้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานของบริษัทดีขึ้น
การปฏิบัติตาม
- ทำให้แน่ใจและกำกับดูแลว่าบริษัทดำเนินงานตามกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้อง ทั้งหมด ตามวัตถุประสงค์และข้อบังคับของบริษัท และตามมติของการประชุมผู้ถือหุ้น
- ทำให้แน่ใจว่าการประชุมคณะกรรมการบริษัทและผู้ถือหุ้นและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง และข้อบังคับของบริษัท
- แต่งตั้งและดูแลเลขานุการของบริษัทเพื่อให้แน่ใจว่าจะให้ความช่วยเหลือและคำ แนะนำที่เชื่อถือได้ในประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและการดูแลการปฏิบัติงานของบริษัท
- นำจรรยาบรรณและจริยธรรมไปใช้เป็นแนวทางสำหรับลูกจ้างของบริษัท และทำให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามจรรยาบรรณและจริยธรรมดังกล่าว
- ทำให้แน่ใจว่าผลตอบแทนของคณะกรรมการบริษัทซึ่งที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัตินั้น ได้รับการเปิดเผยอย่างเต็มที่ในรายงานประจำปีของบริษัท
คณะกรรมการของบริษัท
- ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบตามระเบียบและแนวทางที่สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลัก ทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) และตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ตลท.) กำหนดไว้
- ตั้งคณะกรรมการอื่นๆ ดังต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย เพื่อช่วยให้คณะกรรมการบริษัททำหน้าที่ได้บรรลุผล
(ก) คณะกรรมการสรรหาและกำกับดูแลกิจการ
(ข) คณะกรรมการพิจารณาผลตอบแทน
(ก) คณะกรรมการสรรหาและกำกับดูแลกิจการ
(ข) คณะกรรมการพิจารณาผลตอบแทน
- ตั้งนิยามและทบทวนบทบาทและความรับผิดชอบของคณะกรรมการที่คณะกรรมการบริษัทตั้งขึ้น
- ทำให้แน่ใจว่ามีการตั้งหน่วยตรวจสอบภายใน และคณะกรรมการตรวจสอบของบริษัททำหน้าที่อย่างมีประสิทธิผล
ความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องของประธานและซีอีโอ
- เลือกตั้งประธานกรรมการบริษัทจากกรรมการบริษัท
- ตั้งเงื่อนไขสำหรับการแต่งตั้งประธานฝ่ายบริหาร (ซีอีโอ) รวมถึงค่าตอบแทน
- เลือก แต่งตั้งและให้คำแนะนำทั่วไปแก่ซีอีโอของบริษัทด้วย
- ทบทวนแผนการสืบต่อประธานและซีอีโอเป็นระยะๆ
การควบคุมดูแลฝ่ายจัดการ
- ควบคุมและกำกับดูแลการแต่งตั้งและแผนการสืบต่อฝ่ายจัดการอาวุโส
- ทำให้แน่ใจว่าบริษัทมีฝ่ายจัดการที่มีความรู้และความชำนิชำนาญสูงในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ
- จัดหาสิ่งสนับสนุนและแนวทางให้แก่ฝ่ายจัดการในการดำเนินงานของบริษัท
- ทบทวนรายงานของฝ่ายจัดการในด้านการดำเนินงานของบริษัทเปรียบเทียบกับแผนและการเติบโตในช่วงปีที่ผ่านมา
- ทำให้แน่ใจว่ามีตัวบ่งชี้การปฏิบัติงานที่เข้ากันได้กับฝ่ายจัดการ และมีปฏิสัมพันธ์กับฝ่ายจัดการเป็นระยะๆ ด้วย
การประเมินการปฏิบัติงาน
- กำหนดวิธีดำเนินการและมาตรฐานสำหรับประเมินการปฏิบัติงานของคณะกรรมการบริษัทและฝ่ายจัดการ
- ทบทวนและประเมินการปฏิบัติงานของคณะกรรมการบริษัทและฝ่ายจัดการเป็นระยะๆ
- ประเมินการปฏิบัติงานของประธานและซีอีโอเป็นประจำทุกปีเทียบกับวัตถุประสงค์ที่ตกลงไว้
ความรับผิดชอบอื่นๆ
- ช่วยเหลือและกำกับดูแลการสรรหาและการปฐมนิเทศกรรมการบริษัทและฝ่ายจัดการใหม่
- เปิดเผย กำกับดูแลและแก้ไขประเด็นผลประโยชน์ขัดกันที่อาจเกิดขึ้น
- ทำให้แน่ใจว่าบริษัทนำหลักการการกำกับดูแลกิจการที่ดีมาใช้
- ทบทวนกิจกรรมของคณะกรรมการบริษัท จัดลำดับความสำคัญ และสร้างกลยุทธ์เพื่อทำให้ การปฏิบัติงานดีขึ้นเป็นระยะๆ
- ทบทวนและกำกับดูแลคำแถลงต่อสาธารณชนเพื่อเพิ่มและปกป้องภาพลักษณ์และชื่อเสียงของบริษัท
- ทำให้แน่ใจว่าสิทธิและธุระของผู้ถือหุ้นและผู้มีส่วนได้เสียได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและเพียงพอ
- ทบทวนและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงทางโครงสร้างองค์กรในบริษัทรวมถึงการจำหน่ายจ่ายโอนทรัพย์
- การรวมเข้าด้วยกันหรือการได้มาโดยบริษัท
- ทบทวนและอนุมัติประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเงินปันผล สิทธิเลือกซื้อหุ้น และหลักทรัพย์ของบริษัท
- ทำให้แน่ใจว่ามีการทำบัญชีที่แม่นยำและเป็นจริงโดยสัมพันธ์กับจำนวนเงินที่บริษัทได้รับและใช้ไป และสินทรัพย์และหนี้สินของบริษัท
- ทำให้แน่ใจว่ามีระบบและการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผลในการประเมิน
- กำกับดูแลและจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่อาจเกิดขึ้น
- กำกับดูแลการดำเนินงานของบริษัทเพื่อทำให้มูลค่าทางเศรษฐกิจและความมั่งคั่งของผู้ถือหุ้นสูงสุด
บทบาทและหน้าที่ของแต่ละฝ่ายในบริษัท
1.แผนกบัญชี
ในการบริหารธุรกิจให้เป็นไปตามเป้าหมายของกิจการ (มีกำไรสูงสุด) จำเป็นต้องอาศัยระบบบัญชีต้นทุน การวิเคราะห์ต้นทุนและการบริหารต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ การบริหารต้นทุนไม่ให้เกิดการสูญเปล่าหรือรั่วไหลการใช้ทรัพยากรที่มีอย่างคุ้มค่าล้วนแต่อาศัย ข้อมูลด้านต้นทุน ทั้งสิ้นดังนั้น ตัวเลขที่ถูกต้องแม่นยำและทันเหตุการณ์เท่านั้นที่จะมีชัยเหนือ คู่แข่งได้ สถาบันจึงได้จัดหลักสูตรนี้ขึ้น เพื่อให้ท่านผู้เข้าสัมมนาได้นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริงในทางปฏิบัติ
ปัญหาแผนกบัญชี
1. เอกสารต่าง ๆ มีจำนวนมาก 2. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ3. เอกสารสูญหายเพราะ เอกสารมีมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ อาจจะทำให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทได้4. การทำงบประมาณการเงินทำได้ยาก เพราะเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ5. การอนุมัติงบประมาณเป็นไปอย่างล่าช้า6. มีบกพร่องในการตรวจสอบบัญชี7.ต้นทุนสูงงบประมาณต่ำ
2.แผนกขนส่งและการกระจายสินค้า
มีหน้าที่ ขนส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าให้ตรงตามเวลา และสถานที่ที่กำหนด เพื่อให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ โดยรับสินค้าจาก ฝ่ายผลิตและคลังสินค้า
ปัญหาการขนส่งและกระจายสินค้า
1.การขนส่งเป็นไปอย่างล่าช้า
2.พนักงานขาดความชำนาญทาง
3.ที่อยู่เกิดการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง
3. แผนกควบคุมคุณภาพและบุคคล
ระบบการกำกับกระบวนการหรือกิจกรรมให้มีคุณภาพตามที่กำหนด โดยใช้กระบวนการตรวจสอบ (Inspection) ทดสอบ (Testing) และทวนสอบ (Verification) ว่าผลที่ได้ ซึ่งอาจเป็นผลิตภัณฑ์หรือผลของการให้บริการนั้นเป็นไปตามข้อกำหนด ถ้าพบสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือข้อบกพร่องก็ต้องกำหนดปฏิบัติการแก้ไข (Corrective Action) เพื่อแก้ไขสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือข้อบกพร่องและกำจัดสาเหตุที่มาของสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือข้อบกพร่องนั้น การจัดการดูแล งานด้านการบริหารบุคคลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการรับพนักงาน การคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน การลงโทษนักงาน ในองค์กร
ปัญหาแผนกควบคุมคุณภาพ
1.บุคลากรไม่เพียงพอ
2.การบริการล่าช้า
3.เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้ยากต่อการจัดเก็บ
4.การค้นหาเอกสารเป็นไปได้ยาก เนื่องจากไม่มีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ
4.แผนกคลังสินค้าและผลิตสินค้า
มีหน้าที่ในการตรวจสอบสินค้าและรับข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า จากแผนกขายสินค้าเพื่อส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้าการจัดการสินค้าการส่งสินค้าไปยังจุดจ่ายทันทีที่รับสินค้าโดยไม่เก็บสต๊อกในคลังทำให้สินค้าของลูกค้าเคลื่อนที่ได้อย่างต่อเนื่อง รวมถึงการผลิตสินค้าภายในบริษัท
ปัญหาคลังสินค้าและผลิต 1.คลังพัสดุไม่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับจัดเก็บในช่วงเดือนเทศการ 2.ฝ่ายจัดหาอุปกรณ์ไม่สามารถจัดหาอุปกรณ์ที่ตรงต่อความต้องการ 3.คลังสินค้าไม่ทราบจำนวนสินค้าภายในคลังอาจยังไม่ขนมาแต่มีการบันทึกลงในรายการเรียบร้อยแล้วทำให้เช็คยอดยาก
4.สี ลวดลาย และขนาด ของชิ้นงานที่ทำไม่ได้ตามปริมาณคุณภาพที่ลูกค้ากำหนด 5.ข้อมูลมีความแตกต่าง เพราะ บางครั้งอาจมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลต่าง ๆ เช่น
5.1.มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของลูกค้า เช่น การย้ายที่อยู่อาศัย, การเปลี่ยนแปลง เบอร์โทรศัพท์
4.สี ลวดลาย และขนาด ของชิ้นงานที่ทำไม่ได้ตามปริมาณคุณภาพที่ลูกค้ากำหนด 5.ข้อมูลมีความแตกต่าง เพราะ บางครั้งอาจมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลต่าง ๆ เช่น
5.1.มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของลูกค้า เช่น การย้ายที่อยู่อาศัย, การเปลี่ยนแปลง เบอร์โทรศัพท์
5.แผนกขาย
มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ
ปัญหาภายใน
1.เอกสารต่าง ๆ มีจำนวนมาก เอกสารต่าง ๆ มีดังนี้1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า1.2 เอกสารการสั่งซื้อสินค้า1.3 เอกสารการขาย รวมถึงรายละเอียดของตัวสินค้าที่ขาย1.4 รายละเอียดการรับประกันของสินค้า
2. เอกสารต่าง ๆ ถูกค้นหาได้ยาก เพราะการจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบ
3. ข้อมูลมีความแตกต่าง เพราะ บางครั้งอาจมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลต่าง ๆ เช่น
3.1 มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของลูกค้า เช่น การย้ายที่อยู่อาศัย, การเปลี่ยนแปลงเบอร์โทรศัพท์
4. ข้อมูลเกิดการซ้ำซ้อน เพราะ บางครั้งลูกค้า 1 ท่าน อาจซื้อสินค้า หลายครั้ง และฝ่าย ขายมีการเก็บข้อมูลทุกครั้ง เอกสารจึงเกิดความซ้ำซ้อน
6.แผนกจัดซื้อ
มีหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบ ชิ้นส่วนหรือวัสดุต่างๆที่หน่วยงานต้องการให้ตรงกับความต้องการทั้งในด้านปริมาณคุณภาพ และเวลา โดยให้มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด
ปัญหาของแผนกจัดซื้อ
1.วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆ ที่หน่วยงานต้องการ บางอย่างจัดหาไม่ได้ตามที่กำหนด
2.วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นนั้นไม่ได้ตามปริมาณและคุณภาพที่กำหนด
3.วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นมีราคาแพงและในการจัดส่งต้องเสียค่าจัดส่งสินค้าด้วย
4.เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างบัญชีกับจัดซื้อ
1.การอนุมัติสั่งซื่อล่าช้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อเสียเวลาในการหาอุปกรณ์
2.ต้นทุนในการซื้อสินค้าในการขนส่งสูง รายได้ต่ำ
3.ฝ่ายจัดซื้อไม่แจ้งจำนวนเงินในการจำหน่ายสินค้าให้ฝ่ายบัญชีและการเงินทราบ ทำให้ฝ่ายบัญชีและการเงินไม่สามารถจัดทำงาบประมาณการเงินได้
ปัญหาระหว่างคลังและการขนส่ง
1.การปฏิบัติงานไม่ต่อเนื่อง
2.การจัดหมวดหมูในคลังไม่เป็นระบบทำให้การขนส่งกระจายสินค้าทำได้อย่างล่าช้า
ปัญหาระหว่างฝ่ายซ่อมบำรุงและความปลอดภัยกับธุรการบุคคลและจัดซื้อ
1.ฝ่ายติดตั้งซ่อมบำรุงขาดประสบการณ์ในการทำงาน เพราะฝ่ายบุคคลไม่จัดการอบรมการทำงานให้กับบุคคลากรในฝ่ายนี้
2.ฝ่ายติดตั้งและซ่อมบำรุงไม่เพียงพอในการทำงานเพราะไม่มีการแจ้งให้ฝ่ายบุคคลากรทราบว่าต้องการบุคลลากรเพิ่ม
ปัญหาระหว่างฝ่ายระหว่างบริการต้นทุน งบประมาณและรายได้และคลังสินค้า
1.ฝ่ายคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ ฝ่ายบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดการขนส่งในแต่ละงวด
ปัญหาระหว่างบัญชีและฝ่ายขนส่ง
1.ถ้าฝ่ายจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้ฝ่ายบัญชีทราบ ฝ่ายบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว
ปัญหาระหว่างแผนกควบคุมคุณภาพและบุคคลกับฝ่ายผลิต
1.ถ้าแผนกควบคุมคุณภาพตรวจพบ ปัญหาที่ชิ้นงานที่ฝ่ายผลิตทำ แผนกควบคุมคุณภาพก็จะต้องตีชิ้นงานนั้นกลับไปให้ฝ่ายผลิตทำใหม่ จึงทำให้การดำเนินการผลิตนั้นเป็นไปอย่างล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกจัดส่งสินค้า
1.ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้ ไม่รู้สถานที่จัดส่งสินค้า เวลาในการนัดรับสินค้าไม่ตรงตามที่ระบุ
ปัญหาระหว่างฝ่ายซ่อมบำรุงและความปลอดภัยกับลูกค้าสัมพันธ์และระบบคุณภาพ
1.ฝ่ายซ่อมไม่ตรวจสอบคุณภาพของยานพาหนะที่ใช่ในการขนส่งทำให้พัสดุลูกค้าเกิดความเสียหาย
ปัญหาทั้งหมดและระบบแก้ไขปัญหา
1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน
6. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
7. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
8. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร
9. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
10. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ใด
11. พบข้อบกพร่องของชิ้นงานที่ทำ เช่น สินค้าที่ทำออกมาไม่ตรงไปตามแบบที่ลูกค้ากำหนด
12. ปริมาณและคุณภาพของสินค้าไม่ได้ตามที่กำหนด
13. วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นมีราคาแพง
14. ระยะเวลาในการรับสินค้าที่สั่ง ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
15. อุปกรณ์บางชิ้นนำไปใช้แล้วเกิดการชำรุดเสียหาย
16. อุปกรณ์ยืมไปไม่ได้คืน
17. ระยะเวลาในการซ่อมบำรุงนั้นบางอย่างก็ไม่ตรงตามที่กำหนด
18. แบบสิ้นค้าไม่ถูกใจลูกค้า
19. ระยะเวลาในการออกแบบชิ้นงานไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
20. สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่ลูกค้ากำหนด
21. แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
22. แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง
23. แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน
24. แผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่าสินค้ามีจำนวนเพียงพอกับการขายหรือไม่
25. แผนกขายไม่ได้ส่งยอดการสั่งซื้อและการสั่งจองในบางกรณีของลูกค้าให้แผนกคลังสินค้าทราบ ทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบว่าจะต้องมีการสั่งซื้อสินค้ามาเพิ่มหรือไม่ เพื่อให้เพียงพอสำหรับการขาย
26. แผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้ ไม่รู้สถานที่จัดส่งสินค้า เวลาในการนัดรับสินค้าไม่ตรงตามที่ระบุ
27. แผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
28. แผนกจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว
29. แผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่ แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า
30. แผนกควบคุมคุณภาพตรวจพบ ปัญหาที่ชิ้นงานที่ฝ่ายผลิตทำ แผนกควบคุมคุณภาพก็จะต้องตีชิ้นงานนั้นกลับไปให้ฝ่ายผลิตทำใหม่ จึงทำให้การดำเนินการผลิตนั้นเป็นไปอย่างล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
31. แผนกซ่อมบำรุง อุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปสั่งซื้อที่แผนกจัดซื้อ แผนกจัดซื้ออุปกรณ์บางชิ้นไม่สามารถหาซื้อได้ และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆ กินเวลาพอสมควร
32. แผนกซ่อมบำรุงเข้าไปดำเนินการซ่อมบำรุง ฝ่ายผลิตก็จะไม่มีเครื่องมือผลิต จึงทำให้ยอมในการผลิตสินค้านั้นลดน้อยลงทำให้ไม่ได้ตามเป้าที่กำหนด ส่งผลให้การผลิตนั้นไม่เสร็จตรงตามระยะเวลาที่ต้องส่งสินค้าให้กับลูกค้า
33. ถ้าแผนกจัดซื้อไม่มีรายการสินค้าที่จะซื้อให้กับแผนกบัญชีก็จะไม่สามารถเบิกจ่ายเงินออกมาซื้อสินค้าได้
ลักษณะของสถานประกอบการหรือแหล่งที่มาของรายรับ-รายจ่าย
รายรับที่ทางบริษัทได้รับคือ ได้จากการขายสินค้าต่าง ๆของบริษัทให้กับลูกค้า
รายจ่ายของทางบริษัทเกิดจากรายจ่ายต่าง ๆ ดังนี้
- การจ่ายเงินของพนักงานในบริษัท
- การซ่อมบำรุงเครื่องจักรในโรงงานที่ใช้ในการผลิต
- การชะรำค่าน้ำมันในการขนส่ง
- การจัดหาซื้ออุปกรณ์ในการผลิต การติดตั้งและการซ่อมบำรุง
- การจัดหาอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ ของบริษัท
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่
เป็นการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการและแก้ไขปัญหาในระบบการทำงานแบบเดิม ซึ่งมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1. เพื่อให้มีความสะดวกและรวดเร็วกว่าระบบงานเดิม
2. เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ จัดเก็บ ค้นหาข้อมูลและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. เพื่อแก้ไขปัญหาด้านการจัดการในฝ่ายต่าง ๆ ของบริษัท
4. เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้อง และเชื่อถือได้
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. การทำงานจะมีความสะดวกและรวดเร็วกว่าระบบงานเดิม
2. ไม่เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเพราะมีการจัดการ จัดเก็บ ข้อมูลที่ดีกว่าเดิม
3. สามารถแก้ไขปัญหาในด้านต่าง ๆ ของแต่ละแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงาน
ขอบเขตในการพัฒนาระบบ
1. ระบบการจัดการสินค้า
2.ระบบการผลิตสินค้า
3.ระบบการพัฒนาบุคคลากร
4.ระบบบัญชี
1. ระบบการจัดการสินค้า
2.ระบบการผลิตสินค้า
3.ระบบการพัฒนาบุคคลากร
4.ระบบบัญชี
ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการและการประเมินความต้องการของบริษัท
ตารางแสดงรายการการทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท
หน้าที่ (Function) | หน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Data Entities) | ระบบสารสนเทศ (Information System) |
1. เก็บข้อมูลลูกค้า | 1. ลูกค้า | 1. ระบบการขาย |
2. การขายสินค้า | 2. ใบสั่งซื้อสินค้า | 2. ระบบการผลิตสินค้า |
3. การสั่งจองสินค้า | 3. ใบจองสินค้า | 3. ระบบพัฒนาบุคคลากร |
4. การรับประกันสินค้า | 4. เอกสารการขาย | 4. ระบบบัญชีและการเงิน |
5. การผลิตสินค้า | 5. ใบประกันสินค้า | |
6. การคงคลังสินค้า | 6. สินค้า | |
7. การจัดหาวัสดุ | 7. วัตถุดิบ | |
8. การคัดสรรบุคคลากร | 8. พนักงาน | |
9. การอบรมพนักงาน | 9. บัญชีรายรับ | |
10. การจัดสรรงบประมาณ | 10. บัญชีรายจ่าย | |
11. การตรวจสอบรายรับและรายจ่าย | ||
12. การจ่ายเงินเดือนพนักงาน | ||
13. ค่าโบนัสพนักงาน |
ตารางที่ 1 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท
แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ตารางสรุปการพิจารณาของโครงการพัฒนาระบบ
สรุปการพิจารณาของโครงการพัฒนาระบบ
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 8 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการและ ผลประโยชน์ จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัท มากที่สุด คือโครงการระบบจัดการตารางเวลา บริษัทจึงเห็นควรเลือกโครงการระบบจัดการตารางเวลา ซึ่งเป็นระบบที่ครอบคลุมส่วนงานเพื่อจัดสรรเวลาในการทำงานของแต่ละแผนกให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดไม่ก่อให้เกิดปัญหาการทำงานล่าช้าในแต่ละแผนก เพราะเมื่อแผนกใดแผนกหนึ่งทำงานล่าช้ากว่ากำหนด อีกแผนกจะไม่สามารถดำเนินงานต่อได้ และยังสามารถสร้างผลกำไร สรร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้อีกด้วย อีกทั้งยังเป็นโครงการขนาดกลางที่ใช้เงินลงทุนไม่มาก
1.ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
จากการค้นหาโครงการของแผนกต่าง ๆ สามารถรวบรวมโครงการพัฒนาระบบได้ทั้งหมด 4
โครงการดังนี้
ชื่อโครงการ | ฝ่าย |
1.โครงการพัฒนาระบบจัดสรรงบประมาณของบริษัท | แผนกบัญชี |
2. โครงการพัฒนาระบบการผลิตและคลังสินค้า | แผนกคลังสินค้า |
3. โครงการพัฒนาระบบการขาย | แผนกขาย |
4. โครงการพัฒนาบุคลากรในการทำงาน | แผนกบุคคล |
ตารางที่ 2 การกำหนดชื่อโครงการ
2. จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
โครงการทั้ง 4 ที่สามารถค้นหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้
- โครงการพัฒนาระบบจัดสรรงบประมาณของบริษัท
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บริษัทมีงบประมาณที่ใช้อย่างเหมาะสม และสามารถทราบยอดรายรับ-รายจ่าย ของบริษัทเพื่อทราบต้นทุนกำไรของบริษัทได้
การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบจัดเก็บเอกสาร ระบบการเงิน ระบบคลังสินค้า ระบบขนส่ง ระบบตรวจสอบสินค้า ระบบจัดซื้อ ระบบจัดเก็บอุปกรณ์ ระบบจัดการตารางเวลา โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 2 ทางเลือก
1.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
2.ให้ทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง
ขั้นตอนที่ 2
การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
ลักษณะของสถานประกอบการหรือแหล่งรายรับ-รายจ่าย
เป้าหมาย
นำระบบสาระสนเทศมาใช้เพื่อบริหารเวลาการทำงานในบริษัทเพื่อลดความซ้ำซ้อนในการทำงานและบริหารเวลาในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่
เป็นการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการและแก้ไขปัญหาในระบบการทำงานแบบเดิม ซึ่งมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1. เพื่อให้มีความสะดวกและรวดเร็วกว่าระบบงานเดิม
2. เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ จัดเก็บ ค้นหาข้อมูลและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. เพื่อแก้ไขปัญหาด้านการจัดการในฝ่ายต่าง ๆ ของบริษัท
4. เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้อง และเชื่อถือได้
ขอบเขตในการพัฒนาระบบ
1.ระบบการจัดการสินค้า
2.ระบบการผลิตสินค้า3.ระบบการพัฒนาบุคคลากร4.ระบบบัญชี
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. การทำงานจะมีความสะดวกและรวดเร็วกว่าระบบงานเดิม
2. ไม่เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเพราะมีการจัดการ จัดเก็บ ข้อมูลที่ดีกว่าเดิม
3. สามารถแก้ไขปัญหาในด้านต่าง ๆ ของแต่ละแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงาน
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทำการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ เช่น
1.นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรม จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
2.โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้
1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 5 เครื่อง
2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 50 เครื่อง
3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 10 เครื่อง
ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้
1.ระบบโปรแกรม 1 ระบบ
2.เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ
3.บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม
4.อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ
ทรัพยากร | จำนวน |
บุคลากรที่มีความรู้ด้านโปรแกรม | |
- นักวิเคราะห์ระบบ - โปรแกรมเมอร์ | 1 3 |
อุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ | |
-อุปกรณ์ทางฮาร์ดแวร์ * คอมพิวเตอร์ * อุปกรณ์ต่อพ่วง -ซอฟต์แวร์ * โปรแกรมที่นำมาใช้ | 5-10 เครื่องหรือมากกว่านั้น 5-10 ชุดตามความเหมาะสม 1-2 โปรแกรมแล้วแต่ระบบที่ใช้ |
สรุปงบประมาณที่ใช้ในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้
1. ในส่วนของผู้บริหาร
- ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 75000
2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ
- ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ 30000
3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ
- เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ 50000
- อื่น ๆ 10000
ประมาณการใช้งบประมาณ
จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน) ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบจัดการตารางเวลาเพื่อความสะดวกในส่วนของการทำงานภายในบริษัท ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 5 เดือน คือ เริ่มตั้งแต่เดือนมิถุนายน ถึง ตุลาคม 2554 ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้
รายการที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ระบบการขายสินค้า ศึกษาข้อมูลจากบริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน) | ||||||
ที่ | รายการ | มิ.ย. | ก.ค. | ส.ค. | ก.ย. | ต.ค. |
1. | กำหนดระบบที่ต้องการพัฒนาใหม่ | X | ||||
2. | วิเคราะห์ระบบ | X | ||||
3. | ศึกษาข้อมูลระบบของบริษัท | X | X | |||
4. | กำหนดปัญหาและความต้องการของระบบใหม่ | X | ||||
5. | ออกแบบระบบ | X | ||||
6. | ออกแบบฟอร์มและรายการต่าง ๆ | X | X | |||
7. | ออกแบบฐานข้อมูล | X | X | |||
8. | นำเสนอข้อมูล | X | ||||
9. | พัฒนาและติดตั้งโปรแกรมและเขียนโปรแกรม | X | X | |||
10 | ทดสอบโปรแกรม นำเสนอในรูปรายงานเอกสาร | X | ||||
11 | ติดตั้งระบบ สรุปผลและนำเสนอโครงการ | |||||
จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริง ๆ ในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน) ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 2 ด้านดังนี้
· ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ
2.ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร
จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท
ขั้นตอนที่ 3
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบจัดการตารางเวลา ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือผู้จัดการแผนกต่างๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีกาจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแผนกต่างๆมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม อีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
-โครงการพัฒนาระบบการผลิตและคลังสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บริษัทมีจำนวนสินค้าที่เหมาะสมแก่การจำหน่าย โดยมีการเก็บข้อมูลจากฝ่ายขาย ว่าบริษัทมีการประมาณการจำหน่ายสินค้าอย่างไรและนำมาทำการ วิเคราะห์เพื่อผลิตสินค้า และคงคลังให้พอเหมาะ ซึ่งจะทำให้สามารถคาดคะเนการผลิตได้ถูกต้อง
-โครงการพัฒนาระบบการขาย
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้การทำงานของบริษัทมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เริ่มตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เช่น รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการขายสินค้า รวมถึงการบริการต่าง ๆ แล้วทำการกระจายข้อมูลไปยังฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องการข้อมูลในส่วนนั้น ๆ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
-โครงการพัฒนาบุคลากรในการทำงาน
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรเข้าใจในบทบาทและหน้าที่ของตัวเอง และมีการอบรม สัมมนาให้บุคลากรทำงานในหน้าที่ของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อให้บริษัทมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้
วัตถุประสงค์(Objectives) | ระบบบัญชี | ระบบการผลิตและคลังสินค้า | ระบบการขาย | ระบบพัฒนาบุคคลากร |
1.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น | X | |||
2.เพื่อขยายกิจการ | X | X | ||
3.เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัท | X | X | X | X |
4.เพื่อประสิทธิภาพในการใช้งานตารางที่ 3 จำแนกวัตถุประสงค์ของบริษัท | X | X | X | X |
ชื่อ Field | ชนิดข้อมูล | คำอธิบาย |
ID_Em | varchar(20) | รหัสพนักงาน |
ID_Bd | varchar(20) | รหัสหัวหน้าแผนก |
ID_Mg | varchar(20) | รหัสผู้บริหาร |
ID_Pro | varchar(20) | รหัสสินค้า |
Name_Em | varchar(20) | ชื่อพนักงาน |
Name_Pro | varchar(20) | ชื่อสินค้า |
Department | varchar(20) | แผนก |
Timestart | varchar(20) | เวลาเริ่ม |
Timeend | varchar(20) | เวลาสิ้นสุด |
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
1. ข้อมูลระบบการทำงานของแต่ละแผนก
2. ความเหมาะสมของเวลาการทำงานต่อคนต่องาน
3. ระยะเวลาของแต่ละส่วนงานที่ได้รับ
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จังได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
4.การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้นเพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าว สามารถแบ่งการทำงานดังนี้
ระบบการจัดการตารางเวลา เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับเวลา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและก่อให้เกิดผลกำไรต่อบริษัทมากที่สุด เพราะระบบจะทำการตรวจเช็คเวลาสินค้าที่ผลิตออกมาเวลามีระยะเวลาการทำงานเท่าไร เริ่มต้นและสิ้นสุดเท่าไร ทำให้สามารถผลิตสินค้าเสร็จตามระยะเวลาที่กำหนดไม่เกิดปัญหาต่อลูกค้าและบริษัท จึงก่อให้เกิดผลดีและกำไรสูงสุด
Level 1 ระบบขายสินค้า
Level 2 รับคืนสินค้า
Level 2 รับสินค้า
Level 2 จ่ายชำระหนี้
Level 2 พิมพ์รายงาน
E-R Diagram
ชื่อ Field | ชนิดข้อมูล | คำอธิบาย |
ID_Em | varchar(20) | รหัสพนักงาน |
ID_Bd | varchar(20) | รหัสหัวหน้าแผนก |
ID_Mg | varchar(20) | รหัสผู้บริหาร |
ID_Pro | varchar(20) | รหัสสินค้า |
Name_Em | varchar(20) | ชื่อพนักงาน |
Name_Pro | varchar(20) | ชื่อสินค้า |
Department | varchar(20) | แผนก |
Timestart | varchar(20) | เวลาเริ่ม |
Timeend | varchar(20) | เวลาสิ้นสุด |
User interface
1. ฟอร์มการสั่งซื้อสินค้า
- การสั่งซื้อสินค้า กรอบข้อมูลของลูกค้า
- ใส่เลขที่ใบสั่งซื้อ และวันที่ที่สั่งซื้อ
- ระบบจะปรากฏข้อมูลที่สั่งซื้อออกมา
- จะรวบรวมจำนวนเงินของสินค้า
- ถ้าข้อมูลถูกต้องให้คลิกที่ ตกลง
2. ฟอร์มการคืนสินค้า
- ระบบจะกำหนดเลขที่รับคืน
- ระบุวันที่ที่คืนสินค้า
- เลือกประเภทของสินค้าที่ต้องการคืน
- กรอบข้อมูลของลูกค้า ระบุจำนวนชิ้น
- ค่าปรับจะปรากฏขึ้นมา
- ยืนยันการทำระบบ
3.ฟอร์มการชำระหนี้
- กรอบวันที่ในการชำระหนี้
- ค้นหาชื่อลูกค้าที่ต้องการชำระหนี้
- ระบุข้อมูลต่าง ๆ ของการขาย และจำนวนเงินที่ชำระ
- ระบุชื่อพนักงานที่รับชำระ และบันทึก
4.ฟอร์มใบเสร็จรับเงิน- รับรหัสสินค้า
- รับจำนวนที่ขาย
- หากต้องการเปลี่ยนแปลงราคาสามารถดูได้จากปุ่มดูราคาแล้วทำการเปลี่ยนแปลงในช่องราคาหน่วยได้
- บันทึกรายการนั้น
- ทำการบันทึกรายการสินค้าที่ซื้อจนครบทุกรายการแล้วทำการรวมจำนวนเงินทั้งสิ้น
- บันทึกการขาย
- ถ้าไม่ต้องการขายให้ยกเลิกการขายสินค้าได้
- สินค้าใดมีจำนวนเท่ากับจุดสั่งซื้อมีคำเตือนและสามารถเลือกที่จะสั่งซื้อได้หรือไม่
- ออกจากการทำงาน
